Cách vượt qua áp lực công việc?

Đừng ngại chia sẽ những cảm xúc, khó khăn của mình trong công việc với một người bạn thân hay với người đồng nghiệp am hiểu công việc mà bạn đang làm. Bạn có thể nhờ bạn bè, đồng nghiệp tư vấn, giúp đỡ thêm. Đôi khi, chỉ một gợi ý nhỏ của đồng nghiệp lại giúp bạn giải quyết triệt để được vấn đề mà mình đang gặp phải. Đừng bao giờ xem thường tình cảm, mối quan hệ của mọi người đối với mình, bởi không ai có thể sống và làm việc một mình cả. 

Cuộc sống hiện đại khiến con người phải cạnh tranh để “giành giật” cơ hội thăng tiến trong công việc. Cạnh tranh càng khốc liệt thì áp lực công việc càng lớn.

Hiện nay, hầu hết nhân viên đều cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng vì áp lực công việc quá lớn.  Họ cảm thấy công việc lúc nào cũng ngập đầu; không thể làm hết việc trong ngày; Tất cả nhiệt huyết và năng lượng dành cho công việc dường như biến mất. Điều này là một trong những nỗi “ám ảnh” đáng sợ đối với hầu hết nhân viên. Vậy làm thế nào để vượt qua áp lực công việc. Sau đây, CareerLink  sẽ chia sẻ cho bạn những cách vượt qua áp lực trong công việc. 

Lập kế hoạch làm việc khoa học

Các chuyên gia việc làm của CareerLink cho rằng: Để vượt qua áp lực công việc, nhân viên nên lập kế hoạch làm việc thật chi tiết, khoa học cho từng công việc theo thứ tự từ dễ đến khó, từ đơn giản đến phức tạp…

Cụ thể, lên kế hoạch những việc làm theo từng ngày sẽ giúp nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả. Đây là cách hiệu quả nhất trong việc quản lí thời gian vì nó giúp bạn biết chắc chắn điều bạn đang làm và có thể giúp bạn tập trung vào công việc. Đồng thời, nhân viên đưa ra một danh sách công việc cần phải làm cho mỗi ngày và khoảng thời gian bạn hoàn thành một công việc. Tùy theo mức độ quan trọng và gấp rút về mặt thời gian để biết công việc nào ưu tiên hàng đầu. Bạn cũng nên để ra một chút thời gian trống trong lịch trình của bạn vì có thể sẽ có những việc bất ngờ xảy ra. 

Thư giãn để lấy lại hứng thú

Tâm lý căng thẳng thường khiến con người không thể hoàn thành tốt được công việc. Vì thế, mỗi khi mệt mỏi, căng thẳng trong công việc, bạn nên gạt bỏ công việc qua một bên và quan tâm tới các sở thích của mình.

Chẳng hạn như  đi siêu thị, mua sắm, xem chương trình ca nhạc hay thư giãn tinh thần bằng cách tham gia vào các hoạt động tập thể, các lớp tập thể duc, luyện tập thẩm mỹ, yoga sau giờ làm; trò truyện tâm sự với bạn bè, người thân; đi du lịch… Hoặc thư giãn ngay khi làm việc như vừa nghe nhạc vừa làm việc, nói chuyện với đồng nghiệp; hoạt động thường xuyên tránh ngồi nhiều giờ liên tục. Khi cảm thấy tư tưởng thoải mái hơn, có thể làm việc hiệu quả thì quay trở lại làm việc

Học cách từ chối thẳng thắn

Nhiều nhân viên tự tạo stress cho bản thân khi cùng lúc  ôm đồm quá nhiều việc. Để giảm áp lực công việc, chúng ta nên học cách từ chối thẳng thắn khi sếp giao việc xuống.

Nếu bạn đang còn quá nhiều việc chưa hoàn thành, bạn nên từ chối thẳng thắn với sếp bằng cách trình bày với sếp rằng bạn không phải là người duy nhất có thể đảm nhiệm việc này. Nếu bạn không từ chối, sếp sẽ nghĩ bạn có thể làm tốt được nhiều việc cùng một lúc. Và như thế là bạn đang tự đào hố chôn mình. Vì thế, nhân viên hãy học cách từ chối để giảm áp lực công việc cho chính mình cũng như không làm mất điểm của bạn trong lòng sếp khi nhận việc rồi không thể hoàn thành nó. 

Chia sẻ với bạn bè, đồng nghiệp 

Áp lực công việc đè nặng đôi khi khiến bạn có ý nghĩ chán nản và muốn buông xuôi tất cả. Lúc này, bạn hãy tựa vào đồng nghiệp, gia đình và bạn bè để đứng vững.

Đừng ngại chia sẽ những cảm xúc, khó khăn của mình trong công việc với một người bạn thân hay với người đồng nghiệp am hiểu công việc mà bạn đang làm. Bạn có thể nhờ bạn bè, đồng nghiệp tư vấn, giúp đỡ thêm. Đôi khi, chỉ một gợi ý nhỏ của đồng nghiệp lại giúp bạn giải quyết triệt để được vấn đề mà mình đang gặp phải. Đừng bao giờ xem thường tình cảm, mối quan hệ của mọi người đối với mình, bởi không ai có thể sống và làm việc một mình cả. 

             

Nâng cao kỹ năng giải quyết công việc

Có rất nhiều nhân viên gặp phải áp lực công việc vì chưa đủ kỹ năng giải quyết công việc, công việc đó khó hơn so với khả năng của nhân viên.Vì thế họ lo lắng, suy nghĩ  và loay hoay tìm cách làm thế nào để hoàn thành được nó. Khi không hoàn thành được công việc đó, họ cảm thấy bị áp lực và căng thẳng, mất tự tin khi đối diện với đồng nghiệp với sếp. Vì thế, việc nâng cao kỹ năng giải quyết công việc cũng là một cách giúp bạn vượt qua áp lực công việc, mang lại tinh thần lạc quan, tự tin vào khả năng của mình.

Làm thế nào để chinh phục bản thân

Sự thật là bạn khó nắm bắt hết thời gian, bạn chỉ có thể kiểm soát được bản thân mình. Đó là lý do quản lý thời gian đòi hỏi sự nghiêm khắc bản thân và tự hoàn thiện. 

"Tính cách là kết quả của hai thứ: thái độ tinh thần và cách chúng ta sử dụng thời gian" (Elbert Hubbard). Để chinh phục được bản thân, ngoài "Tiêu diệt cảm xúc tiêu cực", bạn phải rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Đây chính là chìa khóa cho sự tự tin, quyền lực và thành đạt của mỗi cá nhân. Bạn muốn làm việc hiệu quả cao, có thành tích tốt nhất trong lĩnh vực của mình? Hãy tham khảo những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả từ Careerlink.vn.

Lập danh sách quản lý thời gian

Xác định tất cả mục tiêu để lên danh sách là điểm khởi đầu. Đây là công cụ quản lý thời gian cơ bản nhất. Hãy bắt đầu ngay việc hoạch định công việc ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Đó như lời nhắc nhở và thúc đẩy bạn cố gắng thực hiện đúng kế hoạch đề ra trong từng khoảng thời gian nhất định.

Sắp xếp danh sách theo thứ tự ưu tiên

Tâm lý chúng ta thường giải quyết công việc theo sở thích. Việc dễ làm trước, khó giải quyết sau. Nhưng nghịch lý là việc khó nếu đẩy lùi thời gian về sau càng khó giải quyết hơn. Nắm vững thứ tự công việc quan trọng là điều cần thiêt. 

Những người thành công, được trả lương cao không phải họ giỏi hay thông minh hơn. Khác biệt duy nhất là họ biết tập trung làm công việc mang lại giá trị cao, được ưu tiên. Việc " đốt" thời gian vào việc không ưu tiên rất vô ích. Bạn luôn có quyền được tự do chọn lựa. Hãy đưa ra quyết định chọn thứ tự công việc thật thông minh.

Tách biệt việc khẩn cấp và việc quan trọng

Những công việc khẩn cấp được xác định bởi áp lực và yêu cầu từ bên ngoài. Bạn phải làm những việc này ngay lập tức. Trái lại, công việc quan trọng là việc đánh giá được hiệu suất năng lực thật sự của bạn. 

Hầu hết mọi người dành thời gian trong ngày để đáp ứng và phản hồi nhiệm vụ khẩn cấp. Đó có thể là những cuộc điện thoại, yêu cầu cấp từ trên hay khách hàng. Cần phân biệt rõ việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, như tham vấn cho đồng nghiệp, nghe điện thoại trò chuyện. Hoạt động này diễn ra xuyên suốt khiến ta lầm lẫn với công việc thật sự. Hãy tỉnh táo tách biệt, chúng không hề mang lại lợi ích lâu dài cho bạn.

Xử lý từng việc

Tập trung xử lý từng việc là một trong những kỷ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhất. Khi đã xác định nhiệm vụ quan trọng nhất, hãy bắt tay vào công việc liền theo thứ tự. Đánh dấu ABCD cho thứ tự từng công việc ưu tiên giảm dần. Quy tắc cần ghi nhớ: Không bao giờ làm việc loại B khi loại A cần hoàn thành. Bỏ qua loại C khi công việc loại B còn chưa thực hiện xong. Hãy luôn tập trung thực hiện tốt việc loại A trong ngày làm việc của bạn.

Hình thành thói quen 

"Thành công của tôi tiến triển theo sự siêng năng thực hiện những công việc còn dang dỡ mỗi ngày" (Johnny Carson) 

Những kỹ năng quản lý thời gian chỉ được nâng cao qua rèn luyện hằng ngày. Thực hiện đúng tiến độ luôn mang lại cảm giác hân hoan, nhiệt huyết. 

Thói quen này sẽ liên tục mở ra cách cửa cơ hội cho bạn. Mọi thành công trong cuộc đời luôn là biểu tượng chiến thắng của tính kiên trì.

Khiêm khắc với bản thân

Sự thật là bạn khó nắm bắt hết thời gian, bạn chỉ có thể kiểm soát được bản thân mình. Đó là lý do quản lý thời gian đòi hỏi sự nghiêm khắc bản thân và tự hoàn thiện. 

Bạn phải tự đặt mình vào kỷ luật để tránh cuốn theo công việc khác. Nếu cảm thấy xao nhãng, hãy lặp tiếng nói thầm trong bạn " Quay trở lại công việc đi!". Nó gợi cảm xúc tập trung, quay về với công việc đang dang dở.

Những bí quyết để được thăng tiến trong công việc

Hãy chân thật, thẳng thắn và không vụ lợi trong tất cả mối quan hệ với những người xung quanh. Mọi thương vụ làm ăn thành công đều cần dựa trên lòng tin và "uy tín".

Hầu hết những người thành đạt đều có ý thức làm chủ công việc của mình. Tư duy toàn hoàn chịu trách nhiệm kết quả công việc sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc, và từ đó kéo theo mức lương tăng dần đều. Vậy bí quyết nào để bạn thăng tiến nhanh nhất trong công việc? CareerLink.vn xin chia sẻ với bạn 21 bí quyết sau:

Xác định chính xác điều bạn muốn

"Cuộc sống thường ưu ái người nào biết rõ mình thực sự mong muốn điều gì"- Napoleon Hill.

 

Bạn không thể đạt được những mục tiêu mà bạn không nhìn thấy. Hãy xác định rõ công việc mà bạn yêu thích và kiên trì theo đuổi nó.

Nếu không thực sự yêu thích công việc thì lòng đam mê, sự hăng say và nhiệt tình cống hiến trong bạn sẽ bị "dập tắt". Bạn chẳng còn động lực nào để vượt qua những khó khăn, thất bại trong từng công việc mà bạn thực hiện mỗi ngày.

Chọn đúng chỗ làm

"Sự lựa chọn là của bạn. Bạn là người cầm lái. Bạn có thể lái con tàu của mình tới bất cứ nơi nào bạn muốn ngay hôm nay, ngày mai, hay trong một thời gian nữa" - W. Clement Stone

Hãy nghiên cứu và cân nhắc thật kỹ để quyết tâm làm việc cho một công ty mà bạn có thể tiến bộ nhanh nhất. Tiến hành cuộc khảo sát nhỏ về công ty bạn đang quan tâm qua các phương tiện truyền thông. Một công ty có triển vọng sẽ thúc đẩy bạn nâng cao vai trò và giá trị của bản thân trong công ty.

Chọn đúng cấp trên

"Sức mạnh vỹ đại nhất của con người là sức mạnh lựa chọn" - J. Martin Kohe

Cấp trên của bạn phải là người mà bạn quý mếm, tôn trọng, hợp tác và có thể bộc lộ hết năng lực của mình khi làm việc cùng họ.

Làm việc cho người lãnh đạo tuyệt vời, am hiểu là cách để bạn đạt được trọng dụng và đãi ngộ nhanh nhất.

Xây dựng thái độ tích cực

Theo nhà tâm lý học Sydney Jourard, quan điểm và tính cách cá nhân quyết định đến 85% thành công của mỗi người. Mức lương và sự thăng tiến phụ thuộc rất nhiều vào sự yêu mến và giúp đỡ của người khác dành cho bạn.

Hãy nhìn vào những khía cạnh tốt đẹp trong mọi tình huống, mọi vấn đề và trở thành mẫu người mà người khác muốn hợp tác và giúp đỡ.

Tạo một hình ảnh chuyên nghiệp và thành công

"Hầu hết mọi người đều chú trọng đến vẻ bề ngoài, vì vậy họ chỉ đánh giá con người ban dựa trên những biểu hiện bên ngoài, cũng giống như cách bạn đánh giá họ" - Brian Tracy.

Dành thời gian để lựa chọn trang phục, ăn mặc đẹp, gọn gàng để trong bạn năng động và chuyên nghiệp hơn.

Làm việc nghiêm túc và tích cực

"Hãy cố gắng làm việc tích cực hơn, thậm chí là tự nguyện làm thêm ngoài giờ.

Làm việc siêng năng và hoàn thành phần lớn công việc là yếu tố thu hút sự chú ý và đánh giá cao từ lãnh lạo.

Đảm nhận thêm nhiều nhiệm vụ

"Con người được sinh ra để luôn tiến bộ không ngừng, và vươn tới những mục tiêu ngày càng cao hơn" - Ralph Ransom

Sống là cuộc tranh đấu dù bạn muốn hay không. Bạn phải cạnh tranh với bất kỳ ai cũng mong muốn được trọng dụng và đãi ngộ tốt. Tập trung sức lực và tâm huyết cho những công việc tạo ra những đóng góp có giá trị nhất cho công ty là nhiệm vụ hàng đầu của bạn.

Đòi hỏi những gì bạn muốn

"Những người sống tốt nhất trên thế gian này là người biết đứng lên và đi tìm những điều mà mình mong muốn. Còn nếu lỡ không tìm thấy, họ sẽ tự tạo ra chúng" - George Bernard Shaw.

Hãy nói ra một cách rõ ràng những gì mình cần. Yêu cầu được có thêm trách nhiệm, cơ hội, nâng cao tài chính cho bản thân. Thành công không bao giờ đến với những người ngồi một chỗ, ao ước, nó chỉ đến với những người biết lên tiếng đòi hỏi điều mình muốn.

Giữ gìn bản tính chính trực như một điều thiêng liêng

"Mỗi hạt giống của lòng nhân ái cuối cùng rồi cũng đơm hoá kết trái, mỗi bước đi đúng đắn cuối cùng rồi cũng mang đến thành công đích thực"

Hãy chân thật, thẳng thắn và không vụ lợi trong tất cả mối quan hệ với những người xung quanh. Mọi thương vụ làm ăn thành công đều cần dựa trên lòng tin và "uy tín".

Định hướng cho tương lai

Càng định hình rõ về sự nghiệp tương lai, bạn sẽ càng hành động đúng đắn để tạo ra nhiều tác động tích cực đến công ty. Luôn tìm cách phát triển công ty và cải thiện các quy trình làm việc hiệu quả hơn. Và hệ quả tất yếu là bạn sẽ nâng cao mức thu nhập và có nhiều cơ hội để thăng tiến.

Những kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh bạn nên biết

Cảm xúc của mỗi người rất khác nhau, nhất là đối với những người ưa nói nhiều. Nhưng khi tiếp xúc với khách hàng bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân không để cảm xúc riêng của cá nhân chi phối cuộc trò chuyện. Bởi như vậy rất dễ làm hỏng cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác.

Chúng ta sử dụng kỹ năng giao tiếp hằng ngày, qua những cuộc nói chuyện với mọi người xung quanh. Vì thế việc giao tiếp trở nên dễ dàng với quen thuộc với mỗi người. Nhưng việc giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày và kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh không giống nhau. Nếu bạn có thể sử dụng những câu nói xã giao, dí dỏm để nói chuyện với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp thì ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh không như vậy. Vậy cần có những kỹ năng gì để buổi nói chuyện thành công, đạt kết quả như ý?

Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là điều đầu tiên bạn cần cho kỹ năng giao tiếp, gặp gỡ khách hàng. Có thể bề ngoài của bạn không xinh đẹp, hấp dẫn nhưng không có nghĩa khách hàng chấp nhận một đối tác ăn mặc lôi thôi tới gặp mình.

Ngoài trang phục bạn cũng cần chú ý đến cách đi lại, biểu hiện của khuôn mặt… Tất cả những điều tưởng như rất nhỏ đó lại là vấn đề mấu chốt cho việc mở đầu cuộc trò chuyện được thuận lợi.

Chuẩn bị trước cho câu chuyện của bạn

Cần phân biệt rõ ràng giao tiếp trong kinh doanh và đời sống. Trong kinh doanh, cần sự chính xác và rõ ràng, vì vậy để không làm lãng phí thời gian và có thể làm chủ cuộc trò chuyện bạn nên chuẩn bị trước cho câu chuyện của mình. Bạn hãy chuẩn bị những câu hỏi bạn muốn hỏi khách hàng và chuẩn bị trước những câu trả lời mà khách hàng có thể sẽ hỏi bạn. Việc làm này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi đứng trước đối tác của mình và cũng là cách làm cho đối tác đánh giá cao về bạn.

Cười và chào đối tác một cách thân thiện

Khi gặp đối tác của mình, bạn không nên giữ vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy nở nụ cười và tiến lại gần chào họ một cách thân thiện. Cách làm này sẽ giúp cho bạn lấy được cảm tình của đối tác và cũng là cách giúp cho việc mở đầu cuộc trò chuyện suôn sẻ.

Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác

Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong kinh doanh cần sự chuẩn mực và chính xác. Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện bạn là người hiểu biết hay làm chủ cuộc trò chuyện, mà bạn cần biết khi nào cần nói và khi nào không. Ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh cũng cần lịch sự và trang trọng hơn một cuộc nói chuyện bình thường khác.

Biết lắng nghe

Dù bạn là người làm chủ cuộc trò chuyện hay không cũng cần phải biết lắng nghe đối tác của bạn. Bạn không nên dành nói quá nhiều mà cần phải lắng nghe ý kiến của đối phương để biết họ nghĩ gì, muốn gì. Điều đó không chỉ thể hiện bạn là người lịch sự, tôn trọng đối tác mà còn giúp bạn có thêm thông tin từ phía bên kia.

Tôn trọng đối tác

Tôn trọng đối tác nghĩa là bạn luôn đặt họ lên hàng đầu, khi trò chuyện bạn phải dành hết sự tập trung cho câu chuyện và quan sát, lắng nghe họ. Không nên nói chuyện với khách hàng mà mắt liên tục đảo xung quanh hoặc có những hành động, lời nói khó nghe.

Hãy đưa ra lời khuyên đúng thời điểm

Giao tiếp trong kinh doanh đòi hỏi bạn phải là người nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin truyền đạt từ đối tác. Vì vậy, khi đối tác của bạn nói lên suy nghĩ, ý định của họ bạn hãy lắng nghe cẩn thận để chắc chắn rằng đã hiểu rõ những gì họ muốn truyền đạt, sau đó hãy từ tốn đưa ra lời khuyên nếu họ muốn nghe ý kiến của bạn. Đừng vội vàng đánh giá suy nghĩ của đối phương, cho dù theo bạn đó là một ý tưởng tồi và bạn có ý tưởng hay hơn.

Sự rõ ràng

Khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để nghe bạn vòng vo về điều bạn muốn nói, vì vậy cách tốt nhất là bạn hãy đi thẳng vào vấn đề chính của câu chuyện. Bởi trong kinh doanh, nếu bạn nói bóng gió sẽ khiến cho đối tác cảm thấy khó chịu và có thể bạn sẽ để mất điểm trong mắt khách hàng vì điều này.

Kiên định quan điểm

Tôn trọng và đặt khách hàng lên trên hết là điều cần thiết để bạn thuyết phục họ, nhưng không có nghĩa là bạn chấp nhận nhượng nhịn. Dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào, bạn hãy kiên trì với quan điểm của mình. Những khách hàng thông minh sẽ chọn những đối tác có chính kiến, kiên định quan điểm chứ không bao giờ chọn đối tác dễ thay đổi vì sự tác động từ bên ngoài.

Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp với khách hàng

Cảm xúc của mỗi người rất khác nhau, nhất là đối với những người ưa nói nhiều. Nhưng khi tiếp xúc với khách hàng bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân không để cảm xúc riêng của cá nhân chi phối cuộc trò chuyện. Bởi như vậy rất dễ làm hỏng cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác.

Giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng bạn cũng đừng nên xem nhẹ nó, bởi khi bạn nói ra điều gì đó với đối tác, khách hàng nghĩa là bạn đã có dự định trước và điều đó rất quan trọng đối với bạn. Vì thế, bạn nên chuẩn bị thật kỹ cho những lần giao tiếp như vậy, bởi bạn không thể nói với khách hàng một điều gì đó xong lại nói rằng tôi nhầm, đó không phải là sự thật… Điều đó sẽ khiến đối tác của bạn khó chịu và đẩy bạn vào thế bị động, làm ảnh hưởng đến kết quả cuộc trò chuyện của cả hai bên.

Cách quản lý thời gian hiệu quả

Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy lại được, vì vậy trước khi làm việc gì bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất, tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ. Tuy nhiên nhiều người vẫn phải lo rượt đuổi thời gian do không biết tận dụng, sắp xếp công việc và cuộc sống thế nào cho phù hợp nhất. Vậy thời gian quan trọng thế nào và làm sao để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.

Liệt kê những công việc cần phải làm

Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.

Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.

Tổng kết lại công việc

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.

Tính kỹ luật và thói quen

Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỹ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.

Tập trung

Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

Lên thời gian cụ thể cho công việc

Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.

Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Khi bạn là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn. Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy tự kiểm lại bản thân một cách nghiêm khắc để xem mình đã quản lý thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không, đã bị lãng phí thời gian vì những lý do gì… Khi đó bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để không đánh mất thời gian vàng ngọc nữa.

9 điều làm nên một chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Khi gặp vấn đề khó xử, hoặc ngoài khả năng xử lý bạn không nên quá máy móc trả lời khách hàng như kiểu “không”, “có thể”, “cho chúng tôi thời gian”… Khách hàng họ muốn được giải quyết vấn đề nhanh nhưng tất nhiên là phải có lợi cho mình, vì vậy thay vì vòng vo hay từ chối thẳng thừng bạn hãy linh hoạt đưa ra cho họ những lựa chọn có lợi cho họ nhưng vẫn đảm bảo lợi ích cho bạn. Đó mới thật sự là một chuyên gia chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp trong thời đại hiện nay.

Chăm sóc khách hàng là nghề đầy tiềm năng trong xã hội hiện đại, nhưng không phải ai cũng có thể làm tốt công việc mà tưởng như đơn giản này. Nếu bạn có giọng nói dễ nghe, hoà đồng và biết cách thuyết phục người khác thì mọi thứ thật đơn giản, nhưng đối với những người không có sẵn những tố chất này thì điều đó thật sự là vấn đề lớn. Tuy nhiên, nếu bạn thật sự yêu thích vẫn có thể trở thành những chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Để làm được điều đó trước tiên bạn hãy tham khảo những lời khuyên bên dưới.

Khách hàng là thượng đế

Dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào bạn hãy luôn nhớ “khách hàng là thượng đế”, như vậy bạn mới không bị phạm sai lầm khi gặp phải những khách hàng khó tính. Hãy nhớ công việc của bạn là phục vụ người khác, vì vậy hãy luôn biết nói xin lỗi và khắc phục lỗi. Nếu lỗi đó là của khách hàng cũng đừng đỗ lỗi cho họ mà hãy từ tốn giải thích để họ hiểu, tuyệt đối không được cho mình quyền ngồi lên đầu khách hàng với suy nghĩ: “Anh cần sản phẩm, dịch vụ của tôi chứ tôi không cần anh”.

Lắng nghe cẩn thận và trả lời nhanh câu hỏi của khách hàng

Làm nghề chăm sóc khách hàng bạn cũng cần phải biết lắng nghe và hãy chắc chắn rằng mỗi lời nói của khách hàng đều được bạn nghe cẩn thận để biết họ đang cần gì, họ hài lòng hay không hài lòng điều gì về sản phẩm của bạn, khi đó bạn sẽ có cách khắc phục để dịch vụ, sản phẩm của bạn tốt hơn và làm hài lòng khách hàng hơn.

Ngoài lắng nghe bạn cũng cần trả lời nhanh những thắc mắc của khách hàng. Khi họ đã tin và tìm đến bạn nghĩa là họ mong được phục nhanh nhất và tốt nhất. Vì vậy hãy trả lời cho họ ngay khi bạn nhận được câu hỏi bằng bất kỳ hình thức nào nào như: Trực tiếp, Fax, email, điện thoại…

Khả năng đồng cảm với khách hàng

Đồng cảm với khách hàng là điều mà một chuyên viên chăm sóc khách hàng cần phải có. Bởi chỉ có đồng cảm bạn mới có thể lắng nghe và hiểu được nguyện vọng của họ, đừng vì cái tôi cá nhân mà bỏ rơi khách hàng khi họ đang cần tới bạn. Bởi hơn lúc nào hết họ cần có người lắng nghe những suy nghĩ, ý kiến và phản ánh của họ về dịch vụ của công ty bạn. Thay vì đổ thêm dầu vào lửa, bạn hãy tìm cách xoa dịu họ bằng những lời nói nhẹ nhàng, ân cần. Khách hàng dù khó tính đến đâu cũng sẽ bỏ qua những sai sót nếu bạn biết đồng cảm với họ.

Hiểu tâm lý khách hàng

Nếu không hiểu được tâm lý khách hàng thì bạn sẽ không thể làm nghề chăm sóc khách hàng được. Bạn phải biết được rằng mỗi khách hàng sẽ có những suy nghĩ và yêu cầu khách nhau, nhưng tất cả họ đều có chung một mong muốn khi tìm đến bạn đó là được phục vụ tốt nhất. Vì vậy, hãy hiểu được tâm lý chung này sau đó dần dần tìm hiểu những mong muốn riêng của họ, khi đó bạn sẽ dễ dàng tư vấn và thuyết phục họ tin vào sản phẩm, dịch vụ của bạn hoặc công ty bạn.

Quản trị thời gian khoa học

Quản trị thời gian khoa học là kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ cá nhân, ngành nghề nào. Nhưng riêng đối với nghề chăm sóc khách hàng việc quản trị thời gian là một trong những kỹ năng bạn cần phải có. Bạn không thể dành quá nhiều thời gian cho khách hàng này mà quên mất khách hàng khách cũng đang cần bạn phục vụ, vì vậy hãy biết điều phối thời gian hợp lý để đảm bảo tất cả khách hàng của bạn đều được phục vụ, đừng để họ đến tìm bạn, chờ đợi bạn xong ra về trong thất vọng, khi đó họ sẽ không muốn quay lại tìm bạn thêm lần nào nữa.

Sự thân thiện và hoà đồng với khách hàng

Thân thiện và hoà đồng với khách hàng nhà yếu tố không thể thiếu đối với nghề chăm sóc khách hàng. Nếu bạn là người kiêu căng, chỉ thích người khác “đội mình lên đầu” thì không nên chọn nghề này. Khách hàng chỉ tìm đến bạn nếu bạn là người thân thiện, cởi mở và họ sẵn sàng quên bạn nếu bạn là người ích kỷ, chỉ biết lợi ích cho bản thân.

Có trách nhiệm

Bạn không thể giới thiệu một sản phẩm hay dịch vụ đến với khách hàng rồi bỏ mặc họ, không cần biết những thứ mình đưa đến cho họ có tốt không, có làm họ hài lòng không thì bạn sẽ không thể đứng vững được trong cái nghề này.

Hãy quan tâm, chăm sóc và có trách nhiệm với những gì bạn đã tư vấn cho họ, nếu sản phẩm, dịch vụ của bạn mắc lỗi hãy đứng ra chịu trách nhiệm và xin lỗi khách hàng, có như vậy bạn mới xây dựng được lòng tin ở họ và có được mạng lưới khách hàng thân thiết.

Thường xuyên tương tác với khách hàng

Hãy thường xuyên tương tác với khách hàng bằng tất cả những hình thức bạn có thể dùng như: Email Marketing, điện thoại, tin nhắn SMS, tổ chức những cuộc gặp mặt… cách làm này thể hiện rằng bạn luôn quan tâm tới họ và cũng chắc chắn rằng khách hàng không quên bạn, họ luôn tin dùng sản phẩm của bạn.

Linh hoạt trong phục vụ khách hàng

Khi gặp vấn đề khó xử, hoặc ngoài khả năng xử lý bạn không nên quá máy móc trả lời khách hàng như kiểu “không”, “có thể”, “cho chúng tôi thời gian”… Khách hàng họ muốn được giải quyết vấn đề nhanh nhưng tất nhiên là phải có lợi cho mình, vì vậy thay vì vòng vo hay từ chối thẳng thừng bạn hãy linh hoạt đưa ra cho họ những lựa chọn có lợi cho họ nhưng vẫn đảm bảo lợi ích cho bạn. Đó mới thật sự là một chuyên gia chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp trong thời đại hiện nay.

Chăm sóc khách hàng không chỉ là một ngành để bạn kiếm tiền nuôi sống bản thân, mà nó còn cho bạn rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm sống mà bạn không thể tìm thấy trong những ngành nghề khác. Nếu thật sự yêu thích công việc này hãy lựa chọn nhé. Chúc bạn thành công.  

Những kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần biết

Đánh lại lại kết quả vấn đề là việc bạn tổng kết lại toàn bộ quá trình giải quyết của bạn từ khâu xác định nguồn gốc cho đến khi vấn đề được giải quyết xong. Việc làm này giúp bạn có cái nhìn tổng quát về toàn bộ vấn đề, những giải pháp, cách lựa chọn giải pháp, quá trình thực hiện từ đó bạn sẽ rút ra được kinh nghiệm cho bản thân và cho những lần giải quyết vấn đề sau này.

Trong cuộc sống hàng ngày cũng như công việc, có rất nhiều sự việc phức tạp buộc chúng ta phải có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt. Dù giải quyết theo hướng nào nhưng những kỹ năng cần thiết dưới đây đều giúp chắc rằng bạn đang đi đứng hướng. Dưới đây là một số lời khuyên Careerlink.vn dành cho bạn:

Hiểu rõ nguồn gốc vấn đề

Sự việc bất kỳ dù lớn hay nhỏ nhưng để tìm được phương pháp giải quyết vấn đề khoa học thì việc trước tin bạn phải hiểu rõ được nguồn gốc của việc đó. Ví dụ khi bạn thực hiện một dự án, đi đến giữa chẳng đường bị rơi vào bế tắc không như kế hoạch ban đầu, khiến cho tiến trình công việc bị chậm. Lúc này thay vì cố tìm cách để tiếp tục thúc đẩy tiến trình, bạn hãy bình tĩnh nhìn lại toàn bộ kế hoạch xem mình đã mắc lỗi ở đâu, nguyên nhân nào khiến cho dự án bị đình trệ như vậy, khi đã tìm ra được nguồn gốc nguyên nhân vấn đề bạn sẽ có giải pháp tốt để xử lý vấn đề đó mà không làm ảnh hưởng đến kết quả công việc.

Phân tích vấn đề

Sau khi đã tìm hiểu rõ nguyên nhân vấn đề, việc tiếp theo bạn hãy bắt tay vào phân tích vấn đề đó. Phân tích vấn đề giúp bạn hiểu rõ hơn về bản chất của vấn đề, biết được vấn đề đó sai ở đâu, sai như thế nào, có nghiêm trọng hay không và đưa ra các lựa chọn hợp lý nhất để xử lý vấn đề một cách tốt nhất.

Đơn giản hoá mọi việc

Bạn đã phân tích xong, biết được sự việc đó mắc lỗi ở đâu, cần giải quyết vấn đề như thế nào, tiếp theo bạn hãy đơn giản hóa vấn đề đó. Hãy giả sử rằng đó là vấn đề không hề phức tạp và mình sẽ tìm ra được giải pháp khoa học nhất để xử lý nó. Không nên làm quan trọng hóa vấn đề, bởi như vậy vô tình bạn đẩy mình vào tình huống khó, luôn căng thẳng vì cho rằng vấn đề của mình quá lớn, không dễ  dàng tìm được cách giải quyết.

Lật ngược vấn đề

Có thể trước đó bạn đã gặp nhiều vấn đề khác nhau và đều được xử lý nhanh gọn bằng một giải pháp chung, nhưng đến vấn đề này bạn đã áp dụng giải pháp cũ nhưng không hiệu quả. Đừng lo lắng, bạn hãy tìm ra giải pháp mới, bỏ qua lối mòn mà trước đây bạn thường đi, bởi mỗi vấn đề sẽ có đặc điểm khác nhau, không phải vấn đề nào cũng có thể áp dụng một giải pháp giải quyết được, hãy mạnh dạn thay đổi, bạn sẽ có kết quả bất ngờ.

Nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau

Đừng gò bó mình trong khuôn khổ, hãy nhìn vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau sẽ giúp cho bạn thấy được điểm mấu chốt của vấn đề là gì. Đó là cách nhìn bao quát nhất, bạn sẽ biết mình đã làm được những gì, chưa làm được gì, cái gì làm chưa tốt khi đó bạn sẽ biết được vấn đề đó phát sinh từ đâu, tại sao lại mắc phải nó, làm thế nào để thoát khỏi khúc mắc đó để tiếp tục đi tiếp.

Chọn giải pháp

Sau khi nhìn nhận, đánh giá và đưa ra các giải pháp, bước tiếp theo vô cùng quan trọng sẽ quyết định đến kết quả của vấn đề là chọn giải pháp. Nếu bạn chọn giải pháp sai đồng nghĩa với việc giải quyết vấn đề của bạn sẽ rơi vào bế tắc. Vì vậy, hãy cân nhắc thật kỹ giải pháp. Hãy nhìn lại nguồn gốc phát sinh, đánh giá vấn đề thật cẩn thận để chắc chắn rằng giải pháp bạn lựa chọn là hợp lý nhất.

Đề ra mục tiêu

Bạn đã chọn được giải pháp giải quyết vấn đề, việc tiếp bạn cần làm là đề ra mục tiêu. Khi làm bất kỳ việc gì bạn đều cần phải có mục tiêu. Mục tiêu sẽ giúp bạn định hình được đích đến của mình và làm thế nào để đi được đến cái đích cuối cùng đó.

Thực hiện

Mọi thứ đã được chuẩn bị hoàn tất, bây giờ nhiệm vụ của bạn là bắt tay vào thực hiện hay đúng hơn là bắt đầu tiến hành giải quyết vấn đề. Đây là khâu vô cùng quan trọng, những vấn đề có thể phát sinh thêm sẽ xuất hiện ở giai đoạn này. Vì vậy, thay vì bị động thực hiện theo những kế hoạch đã vạch sẵn, bạn hãy luôn chủ động để đối phó với các vấn đề phát sinh, để chắc chắn rằng vấn đề của bạn sẽ được giải quyết tốt nhất và mang lại kết quả như mong  muốn.  

Đánh giá lại kết quả vấn đề

Đánh lại lại kết quả vấn đề là việc bạn tổng kết lại toàn bộ quá trình giải quyết của bạn từ khâu xác định nguồn gốc cho đến khi vấn đề được giải quyết xong. Việc làm này giúp bạn có cái nhìn tổng quát về toàn bộ vấn đề, những giải pháp, cách lựa chọn giải pháp, quá trình thực hiện từ đó bạn sẽ rút ra được kinh nghiệm cho bản thân và cho những lần giải quyết vấn đề sau này.

Để có được những kỹ năng trên bạn hãy thường xuyên rèn luyện cho mình bằng những tình huống thực tế. Đừng chủ quan nghĩ rằng bạn sẽ không bao giờ phải giải quyết vấn đề gì bởi mọi việc bạn làm đều đã được tính toán kỹ lưỡng, như vậy sẽ khiến bạn dễ rơi vào thế bị động khi gặp phải vấn đề khó.